Létezik gazdaságos iratdigitalizálás kisebb cégek számára is!

• Szeretnéd az évek óta gyülemlő céges irattengert végre rendbe rakni, szétszortírozni?
• Jó lenne a hatalmas könyvelős pakkok, és szekrényeket megtöltő dokumentumhegyek helyett egy merevlemeznyi helyen tárolni a céges iratokat?
• Kértél már ajánlatot nagy digitalizáló cégektől, de több 100.000 oldal alatt szóba sem álltak veled?
• Kellett már órákat töltened azzal, hogy évekkel ezelőtti számlákat keresel elő egy adóellenőrzés miatt?

Ha bármelyik kérdésre igen a válaszod, jó helyen jársz.

Az Emlékmentő új, kifejezetten cégek számára nyújtott iratdigitalizálási szolgáltatása pontosan Neked lett kitalálva.

Akár már havi néhány 100 oldal (kimenő-bejövő számlák, hivatalos iratok, szerződések és máris megvan ez a mennyiség…) esetén is megrendelheted, és még a szállításra sincs gondod! A csomagban foglalt gyakorisággal elmegyünk a dokumentumokért és hó végén megkapod a digitális anyagokat felhőn keresztül.

Sőt! A könyvelőd is hálás lesz, ha nem papírhalmokkal kell dolgoznia!

A havonta keletkező iratmennyiség alapján 3 csomag közül választhatsz, amelyekhez különböző kényelmi szolgáltatásokat kínálunk, hogy minél átláthatóbb legyen a digitális irattárad.

Ha elakadsz, és nem tudsz választani, hívj minket (06-70-636-6092) vagy írj, a studio@emlekmento.com címre, segítünk!

Miből választhatsz?

Extra lehetőségek:

Alapvetően 2 dolgot kell eldöntened: 

- mennyi iratot szeretnél digitalizáltatni havonta? (500, 1000 vagy 1500 oldal)

- mennyire vannak előkészítve  a dokumentumok? (ömlesztve vannak--> javasolt az Opció 1-vagy Opció 2, hogy ne neked kelljen bajlódni a válogatással, vagy szét vannak szedve írat típusonként--> válaszd bátran az alapszolgáltatást) 

Miért érdemes kiszervezned ezt a feladatot?

• Ha eddig nem készítettél digitális másolatot a hivatalos iratokról, akkor elsősorban azért, hogy legyenek. Sokkal kényelmesebb a használata, a könyvelőd is jobban fogja szeretni, hogy nem egy nagy halom saláta levelet kap, hanem egy-két elektronikus fájlt.
• Ha készültek elektronikus másolatok, de házon belül, akkor azért, mert időt és pénzt spórolhatsz meg azzal, hogy Te vagy a kollégáid az unalmas szkennelgetés helyett azzal foglalkoztok, amiben igazán jók vagytok! Az pedig már csak grátisz, hogy másé lesz a felelősség, hogy minden be lett-e szkennelve, és hogy kitalálja helyetted valaki hogyan legyenek jól tárolva a céges iratok.
• Ráadásul így garantáltan jól lesznek szkennelve az iratok: az oldalak egyenesek (még a pénztárgép szalagos számlák is beforgatva, körbe vágva lesznek elmentve), a szöveg legalább annyira olvashatóan, mint a papíros változaton, sőt ahol lehet még javítunk is rajta.
• Ha OCR-ezve, vagy metaadatokkal kéred sokkal könnyebb lesz keresni közöttük, mint a papíralapú változatok esetében!
• Jó ügyeket támogathatsz azzal, hogy igénybe veszed a szolgáltatásainkat, mert a befolyt nettó bevétel 1%-át annak az alapítványnak utaljuk át, amelyet te választasz ki a listából!

Ne halogasd tovább az átállást az elektronikus dokumentum kezelésre, hidd el utána minden napot bánni fogsz, amikor még nem volt!

A szolgáltatásainkat az oldal alján található űrlap kitöltésével tudod igényelni! 
Ide kattintva egyből oda tudsz ugrani.

Mit kell tudnod a csomagokról?

1 éves fix időtartamra kötjük a szerződést veled, ami a 13. hónaptól határozatlan idejűvé válik.

Ha szeretnél csomagot változtatni, azt a soron következő szállítás időpontjakor teheted meg. Akár felfelé, akár lefelé szeretnél váltani. Ha a szerződés lejárat után csak a tárolást szeretnéd kérni, arra is van lehetőség.

Az iratok el- és visszaszállítása díjmentes Budapesten. Minden esetben előre egyeztetett időpontban történik, átadás-átvételi jegyzőkönyvvel. Amennyiben hosszútávú tárolást kérsz, a szállítási periódust követő első hónaptól kerül felszámításra a tárolási díj.  Pl. i-Start csomag esetén a 4. hónaptól a depózott mappákra.

i-Start csomag esetén 3 havi adagokat, az i-Midi csomag esetében 2 havi adagot, míg az i-Maxi csomagnál egy havi adagot cserélünk ki (hozunk és viszünk) minden esetben.

Előfizetéseddel egy jó ügyet támogathatsz. Az alábbi 3 alapítvány körül szabadon eldöntheted, hogy melyik munkáját támogassuk minden hónapban a nettó előfizetési díjad 1-2-vagy 3%-val.  

• Civil Zugló Egyesület (http://civilzuglo.hu/)
• Bátor Tábor Alapítvány (https://batortabor.hu/)
• Országos Állatmentő Alapítvány (http://www.allatmento.eu/)

Ha elakadsz, és nem tudsz választani, hívj minket (06-70-636-6092) vagy írj, a studio@emlekmento.com címre, segítünk!

Mi történik, ha több, mint havi 500, 1000 vagy 1500 oldalad van?

A többletet visszaszállításkor elszámoljuk, vagy a következő havi keretből dolgozzuk fel kérésednek megfelelően.

Ha elszámolást kérsz, az alábbi árakkal számolhatsz:

A választott csomag (és extra szolgáltatások) díja minden hónap 10-ig kerülnek kiszámlázásra 8 napos átutalással. Az adott havi digitalizált anyagot hó végén online elérhetővé tesszük 14 napra (ha nem kérsz, vagy a csomagodhoz nem jár felhő tárolási szolgáltatás), illetve az általunk biztosított pendrive-ra (előfizetőnként 1 db ajándék pendrive jár), amit a szállítási periódus időpontjában juttatunk vissza személyesen. Biztonsági másolatot a digitalizált anyagokról az átadás után 14 napig őrzünk meg a saját gépeinken, ezután ha kértél, vagy van a csomagodban, akkor felhőben tároljuk.

Alapár:

A csomagban foglalt havi oldalmennyiség erejéig tartalmazza:

• az iratok előkészítését, azaz a tűzések, genothermek eltávolítását, gyűrött oldalak kiegyenesítését
• az iratok szkennelését és a nyomtatott oldalak szövegfelismerését (azaz tartalmilag kereshetővé tételét)
• a dokumentumok összefűzését egy PDF fájllá.
• továbbá 1 db 8 GB-os Kingston pendrive-ot ajándékba (egyszeri)

A szkennelt anyag mappánként egy PDF dokumentum lesz.

Az eredeti iratok sorrendje megmarad, lyukasztva kerülnek lefűzésre a mappákba (ha eredetileg mappázva volt).

A szkennelés minden esetben 300 dpi felbontáson, monokróm kivitelben történik.

Opció 1 szolgáltatásai:

A csomagban foglalt havi oldalmennyiség erejéig tartalmazza:

• az iratok előkészítését, azaz a tűzések, genothermek eltávolítását, gyűrött oldalak kiegyenesítését
• a dokumentumok alap szortírozását 7+1 mappába
• az iratok szkennelését és a nyomtatott oldalak szövegfelismerését (azaz tartalmilag kereshetővé tételét)
• a dokumentumok összefűzését egy PDF fájllá
• továbbá 1 db 8 GB-os Kingston pendrive-ot ajándékba (egyszeri)
• felhőbe történő biztonsági mentést a szerződés időtartamára, amelyhez a kért email címek számára a meghatározott jogosultságokat megadjuk/elvesszük

Egy tűzés, vagy genotherm (maximum 500 oldalanként), vagy egy tűzés nélküli egység egy PDF dokumentum lesz.

A könyvelési dokumentumokat az alapszortírozás szerinti típusonként egy-egy PDF fájllá fűzzük össze, míg az egyéb irattípusokat egyesével szkenneljük és egyedi névvel is ellátjuk a gyűjtőmappában.

Az alapszortírozás mappái (amennyiben kéri ezek átnevezhetőek):

• könyvelési dokumentumok;
  • vevői számlák;
  • szállítói számlák;
  • banki bizonylatok, nyugták; és
  • egyéb könyvelési anyagok
• munkaügyi iratok;
• egyéb céges iratok;
• egyéb kategória;

Pl. 950 oldalnyi számla és 100 oldalnyi szerződés esetén:

• Szállítói_számlák_190101-0131_001
• Szállítói_számlák_190101-0131_002
• Vevői_számlák_190101-0131_001
• Minta_Jakab_munkaszerződés
• Minta_Kft._klímaberendezések_garancia_papírjai

Az iratok sorrendje megmarad, lyukasztva kerülnek lefűzésre a mappákba.

Opció 2 szolgáltatásai:

A csomagban foglalt havi oldalmennyiség erejéig tartalmazza:

• az iratok előkészítését, azaz a tűzések, genothermek eltávolítását, gyűrött oldalak kiegyenesítését
• a dokumentumok prémium szortírozását maximum 14+1 mappába
• az iratok szkennelését és a nyomtatott oldalak szövegfelismerését (azaz tartalmilag kereshetővé tételét)
• a dokumentumok összefűzését egy PDF fájllá
• továbbá 1 db 8 GB-os Kingston pendrive-ot ajándékba (egyszeri)
• felhőbe történő biztonsági mentést a szerződés időtartamára, amelyhez a kért email címek számára a meghatározott jogosultságokat megadjuk/elvesszük
• évente 1 alkalommal a teljes éves mentett anyag kiírását 100 éves élettartamú Gold optikai lemezre

Egy tűzés, vagy genotherm (maximum 500 oldalanként), vagy egy tűzés nélküli egység egy PDF dokumentum lesz.

A könyvelési dokumentumokat az alapszortírozás szerinti típusonként egy-egy PDF fájllá fűzzük össze, míg az egyéb irattípusokat egyesével szkenneljük és egyedi névvel is ellátjuk a gyűjtőmappában.

A prémium szortírozás mappái lehetnek teljesen egyediek, vagy épülhetnek az alap szortírozás mappaszerkezetére, maximum 14 szabadon elnevezett mappát és egy egyéb, kategorizálhatatlan iratokat tartalmazó mappát jelent.

Az iratok sorrendje megmarad, lyukasztva kerülnek lefűzésre a mappákba.

Ha elakadsz, és nem tudsz választani, hívj minket (06-70-636-6092) vagy írj, a studio@emlekmento.com címre, segítünk!

Papír alapú tárolás:

Műanyag iratgyűjtő dobozokban ömlesztve, vagy mappákba lefűzve történő biztonságos tárolás. A doboz megvédi az iratokat a párától, nedvességtől és gyűrődésektől. A dobozokba maximum 6 db vastag gyűrűs mappa fér.

Minden doboz egyedi azonosítót kap, és folyamatosan listázzuk a tárolt dobozokban található mappákat egyedi azonosító alapján.

Hosszútávú tárolási díjat a szállítási periódust követő 1. hónaptól kell fizetni a ledepózott iratgyűjtő dobozok után. Azaz i-Start csomag esetén a 4. hónaptól.

A papír alapú tároláshoz grátisz biztosítjuk Google Drive-on keresztül a felhő alapú irattárolást a dobozok megőrzésének idejéig. 

Felhős tárolás:

Amennyiben kéred akár az alapcsomagokhoz is van lehetőség havi díj ellenében a többszörösen biztosított Google Drive felhőszolgáltatásban tárolni a céges irattárat (ehhez a tárhelyet az Emlékmentő Kft. biztosítja). Ez esetben a havidíj tartalmazza a már elkészült anyagok tárolását, illetve a keletkező új iratok mappaszerkezetbe való berendezését.

A felhős tárolás esetén előre rögzítjük a kért mappaszerkezetet, a hozzáférések jogosultsági szintjét, és a hozzáférést biztosító e-mail címeket. Módosításra jogosult személy írásos felhatalmazásával van lehetőség.