Dokumentum archiválás

Ahogy fogyatkoznak természeti erőforrásaink, úgy válik egyre fontosabbá a környezettudatos hozáállás az üzleti világban is.

Már több vállalkozás is "papírmentes irodaként" működik, tehát az iratkezelést teljesen elektronikusan intézik. Itt a dokumentumok elektronikusan készülnek, és az iratok megléte többszörösen tükrözött háttértárolókon van biztosítva.

Ennek első lépcsőfoka, hogy egyrészt a meglévő dokumentumokat kell digitalizálni, másrészt a folyamatosan beérkezőket iktatni, rendszerezni.

Egy archiválási folyamat először az igények felmérésével kezdődik. Az egész folyamatban a pontos előkészítés a legfontosabb, mert ha már elkészült mentés, csak rosszul rendszerezve, az olyan, mintha nem csináltunk volna semmit. Ezután felmérjük a dokumentumok állapotát, mennyire kontúrosak a betűk, mennyire gyűröttek az iratok, össze vannak-e tűzve, egy-vagy kétoldalasak-e, stb.

 Ismernünk kell az iratok útját létrehozásuk/beérkezésük pillanatától a tárolás helyéig, hogy a meglévő folyamatokat minimálisan kelljen átalakítani az elektronikus tárolásra való áttérés során.

Igény szerint OCR felismeréssel is kérhető a dokumentum archiválás, ezzel a megoldással a végeredmény a papírdokumentumokkal szinte teljesen megegyező, szerkeszthető-kereshető .doc vagy .pdf lesz.

Könyvek és sérülékeny iratok archiválása:

A könyvek és az erős fénynek nem kitehető iratok mentése mindig kihívásokkal teli. Mivel egyiket se lehet egyszerű lapolvasóval digitalizálni, más megoldást kellett keresnünk. Az egyetlen járható út egy kellően nagy felbontású digitális fényképezőgéppel képzelhető el: Egy szépen rajzoló optikával, sokoldalúan állítható tárgyasztallal, és minőségi bevilágítással szinte minőségromlás nélkül lehet a könyveket-iratokat oldalanként befotózva, gyorsan lementeni. A végeredmény egy lapozható PDF lesz. Hogy a könyv képei jó minőségben megmaradjanak, nem érdemes a hellyel fukarkodni, egy 80-100 oldalas könyv végleges mérete elérheti a 200Mb-ot is.